مع نهاية عام 2015 معهد صلحي الوادي للموسيقا يؤرشف الكترونياً 12991 إضبارة

وفق خطة عمل منظمة بدأت من شهر شباط  2015 من خلال تشكيل لجنة برئاسة محمد زغلول مدير المعاهد الموسيقية والباليه ومدير معهد صلحي الوادي ومجموعة من موظّفيه ومستخدميه وحفاظاً على إرث المعهد من وثائق الطلاب وحمايتها من التلف والفقدان أنجز المعهد مهمته مع نهاية عام 2015 في أرشفة وأتمتة أضابير طلابه منذ تأسيسه وحتى الآن.
أهم إنجازات 2015
بدا محمد زغلول سعيداً بهذا الإنجاز واعتبره من أهم إنجازات 2015 خاصة وأن  معهد صلحي الوادي معهد عريق وذو تاريخ وكان من المهم المحافظة على هذا التاريخ مؤكداً أن الجميع تعاون لإنجاز هذا العمل الهام خلال فترة كان من الممكن اختصارها برأيه لولا انقطاع الكهرباء وانشغال أعضاء اللجنة بأعمالهم اليوميّة في المعهد، موضحاً زغلول أنه وبعدما يقارب الخمسين عاماً على عمل معهد صلحي الوادي للموسيقا وتخريج آلاف الطلاب خلال تلك السنوات ولدت فكرة الأرشفة الالكترونية في شباط 2015، بعد أن لاحظت إدارة المعهد ضرورة وجود أرشيف مؤتمت ومنظم يحفظ تاريخ هذا المعهد وحقوق طلابه من وثائق درسيّة ونتائج امتحانية وحصولهم على الوثائق القانونية التي تثبت دراستهم بأقل زمن ممكن وحفظهم بطريقة تحميهم من التلف، خاصة وأن الأضابير الورقية كانت موزعة في أماكن مختلفة من المعهد وقد تعرّضت عبر تلك السنوات الطويلة لتلف وضرر كبيرين نتيجة تسّرب المياه المالحة، مما شكّل معاناة للإدارة ولطالبي وثائق وشهادات تخرّج لسنوات خلت.. من هنا تمّ تشكيل لجنة وقد قامت بعمل مضنٍ وجبّار خاصة وأن الكثير من الأضابير القديمة كانت متلفة أو شبه متلفة، مشيراً زغلول إلى أن هذه الأضابير بمثابة وثائق “أضابير لعدة شخصيات أدبية وفكرية وسياسية” كان من المهم أتمتتها وأرشفتها حيث أصبح بالإمكان اليوم وبكبسة زر الحصول على إضبارة أي طالب والتي تتضمن كل المعلومات المتعلّقة بسنوات دراسته في المعهد والأساتذة الذين علّموهم.
خطة عمل اللجنة
أوضح زغلول أن خطة عمل اللجنة تضمنت تجميع جميع الأضابير الموزعة في عدة أماكن (مستودع سقيفة-أماكن متفرقة) ومن ثمّ فرز الأضابير وفق معيار صلاحيتها لنقل البيانات من الصالح منها والتالف جزئياً والتالف بشكل كلي وأن إنجاز العمل تم بإعداد قوائم اسميّة متسلسلة الأرقام بحيث تحتوي كل قائمة على ستين اسماً، وتم نقل جميع المعلومات التي في الإضبارة إلى برنامج الأتمتة وإعطاء كل اسم رقم قيد متسلسل ويشار إلى مكان تواجد الإضبارة في المجلد برقم وبعد الانتهاء من نقل البيانات إلى الحاسب جمعت الأضابير في مجلد وحفظت بشكل منظم وفق رموز وحروف واضحة على المجلد في خزائن مناسبة بحيث يمكن الحصول على أية إضبارة خلال 5 دقائق، وقد بلغ المجموع الكلي للأضابير المؤتمتة 12991 إضبارة، مشيراً كذلك زغلول إلى أن الاطلاع على الأضابير القديمة يكشف مدى التطور الذي طرأ على معهد صلحي الوادي باعتباره أقدم المعاهد الموجودة في المديرية ولا سيما على صعيد الصولفيج الذي كان أبسط وأسهل في حين أن مناهج الآلات ما زالت تخضع لقاعدة واحدة على صعيد التكنيك باستثناء اعتماد أسلوب المذاكرات في الفترة الأخيرة والتي رآها زغلول حافزاً وأسلوباً لتقييم الطالب ووسيلة لدفعه نحو التدريب والاطلاع على مشاكل كل طالب ومطباته ووضع الأهالي في صورة ذلك بهدف التعاون مع المعهد لتدارك أي تقصير، مبيناً أن المعهد اليوم على أبواب الامتحانات النصفية والتي ستبدأ بعد عدة أيام.
تعميم التجربة
وبيّن زغلول أن الخطة الحاليّة تقوم على تعميم هذه التجربة على كل المعاهد التابعة للمديريّة في كل المحافظات وقد بدأ العمل بالفعل في معهد صباح فخري في حلب باعتباره من المعاهد القديمة، أما المعاهد الحديثة فهي سائرة منذ تأسيسها بنهج أتمتة كل الأضابير، منوهاً زغلول أن المعهد اليوم بصدد أرشفة الصور الموجودة فيه أيضاً إحياءً لذكرى شخصيات فنية موسيقية كان لها دور كبير في التأسيس لهذا المعهد، منوهاً في الوقت ذاته إلى أن المديرية بدأت بأتمتة كل ما يتعلق بها على صعيد الامتحانات ونتائجها والحفلات والنشاطات التي يقوم بها، مبيناً أن الأرشفة الالكترونية تتم ضمن قسم شؤون الطلاب عادة ولذلك لا حاجة لكادر خاص بهذه العملية خاصة وأن العملية الصعبة من عملية الأتمتة قد أنجزت تماماً، والأرشفة اليوم تتم بشكل تلقائي من قبل الموظفين وبشكل مباشر وعبر أدوات متوفرة بالأساس في ظل استجابة وزير الثقافة لأي طلب خدمة لسير العملية الدراسية في مديرية المعاهد.
كما حرص زغلول أثناء حواره مع “البعث” على اطلاعها على تقارير الأداء الشهري للمعاهد الموسيقية والباليه خلال عام 2015 والتي تتضمن سرداً مفصلاً لكل الأنشطة والفعاليات التي قامت بها المعاهد وطلابه “معهد صلحي الوادي ومعهد صباح فخري في حلب ومعهد نجيب السراج بحماة ومعهد محمد عبد الكريم في حمص ومعهد محمود عجان في اللاذقية ومعهد فريد الأطرش في السويداء رغم الظروف الصعبة وإصرارها على السير قدماً بالعملية الدراسية وأن تبقى خير حضن للمواهب من خلال العديد من الحفلات والأنشطة التي أقامها لطلابه  وأساتذته والتي نذكر منها إقامة دورات صيفية لتحضير الطلاب لفحص القبول وإقامة ورشة عمل لمدرّسي المواد النظرية لكافة المعاهد وإقامة حفل للطلاب المتفوقين برعاية وزير الثقافة في مسرح الحمراء وحفل للأوركسترا العربية لمعهد صلحي الوادي بمناسبة ذكرى تأسيسها وافتتاح معهد نجيب السراج بحماة بشكل رسمي وإقامة عدة حفلات لمعهد فريد الأطرش في السويداء كالحفل الذي أقامه الطلاب بالتعاون مع جمعية الباحثين السوريين في المركز الثقافي بتاريخ 2-3-2015 والحفل الذي أقامه طلاب المعهد في مدينة شهبا بتاريخ 22-4-2015 والحفل الذي أقامه المعهد لنخبة من طلاب المعهد بإشراف الأستاذ معين نفّاع بتاريخ 18-6-2015 وحفلات كثيرة أخرى أقامها طلاب المعاهد الأخرى، وإجراء مذاكرات فصلية للطلبة لأول مرة وحققت كما بيّن زغلول نتائج جيدة ساهمت في رفع سوية الطلبة وزادت من التزام المدرسين بالإضافة لعدد كبير من الحفلات لطلاب المعاهد وأساتذته.
أمينة عباس