مؤتمر إدارة وجودة وتنظيم الأرشيف والدواوين والمكتبات يواصل أعماله

استمرت فعاليات مؤتمر الجودة المقام في مكتبة الأسد لليوم الثاني حيث تقاسم موضوع “تحديات الفهرسة والأرشفة في الوزارات والمؤسسات ومراكز المعلومات” باحثان، القسم الأول تناوله د.نبيل الحداد الذي اعتبر أن مراقبة البيانات عملية صعبة لأنها تضم عدة عناصر هامة تبدأ من الأمان والخصوصية، فإدارة الوثائق داخل المؤسسة تشكل أهمية كبيرة في نجاح المؤسسة وتحقيق أهدافها ومن أبرز التحديات التي تواجه المؤسسات ومراكز المعلومات: تراكم الوثائق والسجلات والملفات الورقية يومياً في المؤسسات مما يزيد من الاحتياج للوقت الضائع ونفقات الحفظ من مستودعات أو مكتبات، عدا عن أخطار التلف والحريق والتآكل، ومن التحديات أيضاً مستودعات التخزين التي في أغلب الأحيان غير متوفرة، وكذلك النقل والتداول، واعتبارات أمنية أخرى. لذلك يجب على الشركات فهم تحديات التعامل مع البيانات الضخمة واستغلالها وإيجاد الحلول التي يجب اعتمادها للتغلب على هذه التحديات.
ويوضح د.الحداد ميزات الأرشفة الإلكترونية بأنها قادرة على القضاء على مشاكل الحفظ والبحث والتنظيم وإدارة المستندات بشكل اقتصادي من خلال توفير 90% تقريباً من حيث النفقة المادية، والطمأنينة المطلقة في الحصول على نسخة إلكترونية للوثائق الورقية، ومستوى الأمان والسرية العاليين، سهولة البحث والاسترجاع، الحصول على جميع أنواع التقارير والاحصائيات بشكل مبسط، هذه الفوائد ستنعكس بشكل إيجابي على المؤسسات من حيث سهولة نقل الرسائل والوثائق الالكترونية، والتقليل من المراجعات للدوائر الحكومية مما يوفر المال والوقت، ويقلل مخاطر ضياع وفقد الوثائق”
وفي القسم الثاني من المحاضرة استعرض الباحث محمد خير الخياط بعض المشاكل التي تواجه الأرشفة الالكترونية ولماذا تتجنبها العديد من الإدارات والمؤسسات وقدمها على هيئة أسئلة: “هل المحتويات بالأرشفة الالكترونية لا تضيع ولاتفقد أو تتعرض للتلف أو الهجمات الالكترونية؟ هل يؤدي التطور الحاصل لنظم البرمجة والأجهزة لمشكلة توافقية الأنظمة الحديثة مع الأنظمة القديمة، أي ضياع وفقدان المحتويات التي تم الإنفاق عليها لحفظها وأرشفتها؟ مشكلة إخلال التوقيع الالكتروني والصبغة الرسمية للوثيقة الالكترونية؟ العديد من الأشخاص يفتقرون إلى مهارة إنشاء الوثيقة الالكترونية أو يستصعبون المراحل التي تتم بها؟ بالإضافة إلى المشكلات التي تعاني منها المؤسسات على العموم محلياً منها انقطاع الكهرباء المتكرر غياب التجهيزات الأولية أو قدمها، غياب الوعي المعلوماتي”.
وقدم الباحث محمد رجب بحثاً بعنوان “منهجية صناع الجودة العرب لبناء منظومة تحديث مؤسسي لكفاءة وجودة عمليات الفهرسة والأرشفة والحفظ والاسترجاع وفق المعايير الدولية” تحدث فيها عن نظم الإدارة المكتبية وكفاءة الأرشيف عبر التمييز بين نوعين من الوثائق بغية تسهيل العمل في توثيقها وهي الوثائق النشطة وغير النشطة، ويتم تنفيذ المراحل من خلال أساليب متعددة، وتتلخص الأنظمة الحديثة للإدارة الفعالة والناجحة بأنظمة الملفات والخزائن، وأنظمة الحاسب الآلي وأنظمة الاتصالات بأنواعها، وأنظمة حماية وتأمين الأعمال المكتبية”.
أما نظم إدارة الترميز والتمييز والتعريف للوثائق والأرشيف فقدمت فيها مستشارة صناع الجودة العرب ميسون سكاف بحثاً بعنوان “القواعد والمعايير الدولية للترميز والتمييز والضبط والترقيم للأرشيف الورقي والالكتروني وترابطهم وتكاملهم وفق المعيار الدولي 10013iso” تحدثت فيه عن أهمية التوثيق وفق متطلبات المواصفة 10013iso حيث: “تم إعداد هذا الدليل لأهمية وتأثير عملية التوثيق على دور النظام الإيجابي، كما يتبنى هذا الدليل أسلوب العملية لتطوير وتنفيذ نظام إدارة الجودة وتحسين فاعليته، ويقصد من هذا الدليل مساعدة أي مؤسسة لتوثيق نظام إدارة الجودة الخاص بها، أما الهدف من توثيق نظام إدارة الجودة فهو توفير فهم متبادل بين العاملين والإدارة، وتوفير أسس وقواعد لتوقعات أداء العمل، وقد يتضمن دليل الجودة نص سياسة الجودة وأهدافها ووصف الهيكل التنظيمي للمؤسسة وتوضح الصلاحيات والمسؤوليات والعلاقات المتبادلة في جداول أو مخططات”.
كما تحدثت د. نسرين قباني عن “الأرشيف الورقي والالكتروني وتحديات الحفظ والاسترجاع في الوزارات والهيئات العامة” موضحة أن المؤسسات السورية تتميز بكبر حجمها وتزايد أعبائها ومسؤولياتها وتنوع مهامها وتشعب إداراتها الأمر الذي نجم عنه تزايد مستمر في حجم الوثائق والسجلات معاً، ولذلك أقدمت بعض الوزارات والمؤسسات الحكومية على خوض أولى تجاربها في هذا المجال، وتحدثت عن مجموعة تحديات عامة منها المركزية واللامركزية فبالرغم من التطورات التكنولوجية لاتزال المؤسسات تواجه مشكلة توافر البيانات مما يؤدي إلى تخلفها، وتحدي نوعية النظم، بالإضافة إلى تحديات حفظ الوثائق في سجلات فهذه الإمكانية غير متاحة لكون أنظمة مؤسساتنا تتعامل مع الوئاثق غير النشطة فقط، وسياسة الاحتفاظ والتخلص لانجدها في مؤسساتنا بالرغم من أهميتها في تنظيم المعلومات وتوفير مساحة تخزينية، وغياب معايير “الميتا داتا” العالمية التي تسكها المؤسسات العالمية واعتمادها على معايير محلية وتطور البرمجيات، وذكرت الباحثة تحديات الاسترجاع وهي البحث بالنص الكامل، والاعتماد على المكانز وانطولوجيات الأرشفة، وإمكانيات البحث الدلالي، وإمكانيات عرض النتائج.
وختمت المستشارة ميسون سكاف جلسات المؤتمر بالحديث عن “مبادئ وأسس وكفاءة القياس والتقييم والتحليل والتحسين لمنظومات الإدارة في المكتبات والأرشيف الورقي والالكتروني وفق متطلبات المعيار الدولي “ISO 19011، وقدمت مجموعة تعاريف ومصطلحات متعلقة بالتدقيق وهو عملية منهجية ومستقلة وموثقة للحصول على دليل التدقيق وتقييمه بشكل موضوعي لتحديد إلى أي مدى تم استيفاء معيار التدقيق، الذي يمثل مجموعة من السياسات والإجراءات وأحد مواصفات جودة الأداء الإداري التي قررت المؤسسة الالتزام بها، إضافة إلى المكتبات الرسمية التشريعية، أما دليل التدقيق فهو سجلات وبيانات واقعية لها علاقة بمعيار التدقيق، وحصيلة التدقيق هي نتائج التقييم لأدلة التدقيق المجمعة ومقارنتها مع معايير التدقيق، مشيرة إلى أن هذه العملية بنيت من خلال اعتماد العناصر الجوهرية التالية وهي منهج العملية: مدخلات ومعالجة ومخرجات، وعجلة بيديكا (خطط،ونفذ،قيم، طور) ومنهجية التفكير المبني على المخاطر، وإدارة برنامج التدقيق وهو تخطيط لعمليات التدقيق عن عام كامل في المؤسسة ويمكن أن يتضمن واحداً أو أكثر من التدقيقات وتكون ذات أهداف متنوعة، ويشمل برنامج التدقيق كل النشاطات الضرورية لتخطيط وتنظيم أنواع وعدد التدقيقات والتزويد بالمصادر الضرورية لإجرائه بشكل فعال، مبينة أنه يمكن أن يتغير برنامج التدقيق متأثراً بحجم وطبيعة ودرجة تعقيد المؤسسة المدقق عليها، كما يجب أن تتم مراقبة تطبيق برنامج التدقيق وأن تتم مراجعته بفترات زمنية مناسبة، وفيما يخص التخطيط للتنفيذ يجب تعيين رئيس فريق التدقيق وتحديد الجدوى من التدقيق.
لوردا فوزي- علا أحمد