اعتماد المعاملات الإلكترونية لبنة أولى لتحسين آليات العمل الحكومية

مع سعي الحكومة إلى تطوير عملها في مجال تقانة المعلومات عبر إدخال الوسائل الإلكترونيّة في عمل الجهات العامة، وصولاً إلى الانتقال في معاملاتها إلى الشّكل الإلكتروني، بهدف تحقيق التواصل والشفافية وبناء الثقة مع المواطن، وتطوير وتحسين جودة الخدمات المقدمة له، وتوفير كبير في النفقات الإدارية وترشيدها،  إضافة إلى المساعدة بشكل فعال في مكافحة الفساد، اعتمدت الحكومة مؤخراً تطبيق المعاملات الحكومية الإلكترونية في عملها بعدما أن أنجزت وزارة الاتصالات والتقانة مهمة تطوير المنظومة الوطنية للمعاملات الحكوميّة الإلكترونيّة، بما يضمن تقديم حلٍ متكاملٍ على المستوى الوطني لعملية الانتقال الالكتروني.

بنية شجرية

معاون وزير الاتصالات والتقانة المهندسة فاديا سليمان أوضحت لـ “البعث” أنه سيتم اعتماد هذه المنظومة على مستوى دواوين جميع الوزارات كمرحلة أولى، لتبادل المراسلات والتعاميم الحكومية بين الوزرات جميعاً، بما يساهم في توفير الوقت والجهد وتخفيض النفقات الإدارية اللازمة لتبادل المراسلات الحكومية، أما المرحلة الثانية فهي تطبيق المنظومة لتبادل المراسلات والوثائق الحكومية بين الوزارات والجهات التابعة لها، حيث سيتم إنشاء بنية شجرية للوزارات والجهات التابعة على المنظومة مع صلاحيات تبادل المعلومات والوثائق.

وعلى التوازي مع هذه المرحلة يمكن إطلاق المنظومة لتكون وسيلة تبادل المراسلات الإلكترونية بين الأقسام والمديريات في الوزارات والجهات العامة التي لديها جاهزية فنية بشكل تدريجي، ووفقا لرغبة هذه الجهات،  مشيرة إلى أن أي جهة حكومية لديها نظام مراسلات سابق سيتم الإبقاء عليه ومكاملته مع المنظومة الحالية برمجياً وفق مجموعة من المعايير الفنية، أي بمعنى أخر فإن في وزارة الاتصالات عملت على  تأمين منظومة مراسلات إلكتروني للجهات التي لا تتوفر لديها هذه المنظومة، وستتم مكاملة المنظومات الأخرى المتوفرة لدى الجهات العامة مع المنظومة الوطنية.

وإن كانت البنية التحتية لجميع الوزارات قادرة على تطبيق هذا المشروع – تبين معاون الوزير – فأنه سيتم تطبيق المنظومة على مستوى الدواوين في المرحلة الأولى، وهو ما يحتاج لتوفير بعض التجهيزات الحاسوبية من كمبيوتر وماسح ضوئي مع نقطة اتصال بالشبكة الأمنة لدى كل وزارة، وهذه المتطلبات ليست صعبة التحقيق، وسيتم تقييم جاهزية الوزارات من خلال ورشة عمل يتم التحضير لها مع جميع الوزارات، وسيتم تطبيق المنظومة على كافة المفاصل الإدارية في الوزارات وفقاً لجاهزيتها ورغبتها.

تعاون وتضافر

ولكن عادة ما تواجه عمليات التحول الرقمي العديد من الصعوبات والعوائق وهنا توضح سلميان أن أهم الصعوبات التي تواجه تطبيق هذا المشروع تتمثل بالعامل البشري، لجهة توفر الكوادر المؤهلة في الوزارات لتقديم الدعم الفني من جهة، وممانعة عملية الانتقال إلى الطريقة الجديدة في التعامل مع المراسلات الإلكترونية والاستغناء عن الطرق التقليدية، ولكن الصعوبة الأكبر قد تكون في تحويل نمط إجراءات العمل التقليدية إلى الشكل الإلكتروني، وهذا يتطلب تعاون كبير من الجهات الحكومية مالكة الإجراءات لتوصيفها وتحويلها إلى إجراءات عمل إلكترونية، غير ذلك فإن الصعوبات قد تكون في توفر بنية تحتية كتوفر التجهيزات اللازمة وشبكة داخلية ضمن الوزارات، وأعتقد – والكلام لسيلمان – أن معظم الوزارات تتوفر لديها هذه الموارد حالياً.

وحول آليات الضبط والمراقبة والحماية من الاختراقات تؤكد سليمان بأنه تم تطبيق هذه المنظومة على الشبكة الحكومية الآمنة حالياً، مما يعني أنها معزولة عن شبكة الانترنت وهو أول عامل أمان لحماية المراسلات الحكومية، كما تم استخدام ميزة تشفير الاتصال على الخط لضمان مستوى أعلى من الحماية.

دعم القرار الحكومي

أما عن مدى  انعكاس العمل الالكتروني على النفقات الحكومية والوقت فتذكر معاون الوزير بأن منظومة المعاملات الإلكترونية ستساهم في تخفيض استهلاك الورقيات ونفقات المحروقات اللازمة لإيصال البريد بين الجهات العامة تدريجاً، ولكن فائدة المنظومة تتعدى ذلك لتوفير الوقت والجهد وكذلك تأمين الإحصائيات والتقارير عن المعاملات الحكومية بما يساهم في دعم القرار الحكومي، وكذلك توفير مساحات تخزين وحفظ الوثائق والمعاملات وسرعة الوصول للمعلومة كونها تتضمن نظام أرشفة للوثائق، وسينعكس ذلك تدريجياً على سرعة تقديم الخدمات وتنفيذ المعاملات المتعلقة بشؤون المواطنين.

أتمتة تدريجية

أما فيما يخص الخطوة اللاحقة لهذا المشروع ومدى إمكانية تطبيقه على مستوى القطر ككل تشير سليمان إلى أن الخطوة اللاحقة والأهم في هذه المنظومة هو الانتقال إلى أتمتة الإجراءات النمطية من خلال نظام إدارة إجراءات العمل المتوفر في هذه المنظومة، والمقصود بذلك تحويل الإجراءات الخدمات التي لها طابع تكراري وفق إجراء محدد إلى شكل إلكتروني عبر منظومة المعاملات، وبصراحة هو الجزء الأهم والأكثر فائدة من هذه المنظومة، وقد تم سابقاً بالتنسيق مع رئاسة مجلس الوزراء أتمتة إجرائي فرز المهندسين وإصدار صك (قانون –قرار – تعميم)، وسيتم العمل على تجريب هذين الاجرائين ووضعهم في الخدمة بعد ذلك، ونسعى إلى أتمتة إجراءات العمل الحكومية تدريجياً، حيث يمكن أتمتة أي إجراء مشترك بين عدد من الوزارات كإجراءات أصول التعيين في الجهات العامة، وكذلك إجراء إصدار إجازة استيراد، أو غيرها من المعاملات الحكومية، وهذا يتطلب تعاون من الجهات الحكومية مالكة الإجراء.

خطوة مهمة

وعليه تعتبر خطوة الانتقال إلى نظام المراسلات الإلكترونية حالياً هي الخطوة الأولى التي تعبر عن توجهات الحكومة في الانتقال نحو معاملات إلكترونية وطنية، وستكون بمثابة اللبنة الأولى التي سيتم تطويرها تباعاً بما يساهم في تحسين آليات العمل الحكومية، وبما يضمن استقرار المنظومة على المدى البعيد، وتكاملها مع المنظومات الأخرى وفق البنية المرجعية للحكومة الإلكترونية المعتمدة، والتي تسعى وزارة الاتصالات بالتعاون مع بقية الشركاء من الوزارات والجهات العامة لوضعها في الخدمة، بما يساهم في تحسين آليات العمل الحكومي وتقديم الخدمات للمواطنين.

ميس خليل