سبع استراتيجيات وثلاث أدوات لتنظيم وإدارة الوقت!!  

 

كيف استثمر وقتي بشكل فعال؟ سؤال يطرحه الكثيرون على أنفسهم يومياً، إذ يعاني معظمنا من مشاكل في تنظيم الوقت ينجم عنها مزيد من الضغط والتوتر والإحباط الناجم عن عدم إنجاز المهام الموكلة إلينا في وقتها المحدد، وقد لا نجد فرصة حتى للتفكير بما يتوجب علينا فعله، خلال أيام العمل أو الدراسة المزدحمة، وينتهي بنا الأمر بتضييع الوقت دون تحقيق أي شيء يذكر محملين بشعور هائل بالذنب.

لكن هناك استراتيجات وطرق قد تساعدنا على تنظيم وقتنا وإدارته بشكل فعال، وإذا أردنا أن ندير وقتنا بشكل فعال فقد يكون علينا تجربة الاستراتيجيات التالية:

 

 – حدد أهدافك بشكل واضح

ضع أهدافاً قابلة للتحقيق والقياس، بمعنى إذا كنت تستيقظ عادة في الساعة العاشرة لا يجب أن يكون هدفك في البداية الاستيقاظ في الخامسة، فهو بالغالب غير قابل للتحقيق، إذ يجب عليك أن تتدرج وتستيقظ أولاً في التاسعة ثم الثامنة وهكذا.

كذلك فلتكن أهدافك قابلة للمتابعة والقياس والتقييم لتدرك إن كنت تحرز تقدماً أم لا.

 

 – حدد أولوياتك بحكمة

حدد أولويات المهام الواجب عليك القيام بها بناءً على الأهمية والإلحاح.

على سبيل المثال ، انظر إلى مهامك اليومية وحدد ما يلي:

هام وعاجل: قم بهذه المهام على الفور.

هام ولكن ليس عاجلاً: قرر متى تقوم بهذه المهام.

عاجل لكن غير مهم: قم بتفويض هذه المهام إن أمكن.

ليست عاجلة وليست مهمة: ضع هذه الأمور جانباً لتفعلها في أوقات الفراغ لاحقاً.

 

 – ضع جدولاً زمنياً لإتمام مهامك

يساعدك تحديد وقت معين لإنهاء كل مهمة على أن تكون أكثر تركيزاً وفعالية.

إن بذل جهد إضافي صغير لتحديد مقدار الوقت الذي تحتاجه لتخصيصه لكل مهمة يمكن أن يساعدك أيضاً في التعرف على المشكلات المحتملة قبل ظهورها، بهذه الطريقة يمكنك وضع خطط للتعامل مع تلك المشاكل.

 

 – خذ استراحة بين المهام

عند القيام بالكثير من المهام دون استراحة ، يكون من الصعب الحفاظ على تركيزك وتحفيزك.

أعط نفسك وقتاً للراحة وتصفية الذهن بين المهام، فكر مثلاً فكر في الحصول على قيلولة قصيرة أو الذهاب في نزهة أو ممارسة التأمل، سيساعدك ذلك على تجديد نشاطك.

كذلك خصص وقتاً أسبوعياً لك وحدك لا تقوم به بأي نوع من المهام التي تتعلق بالدراسة أو العمل بل ترفه فيه عن نفسك فحسب.

 

 – تنظيم الوقت وإدارته على المدى الطويل

قم بتحديد مهامك على المدى الطويل، كأن تحدد الأهداف التي تسعى إليها خلال الشهر القادم، وتابع تقدمك بتقييمه بشكل يومي واسبوعي.

بذلك سوف تتدارك أي تقصير قبل نهاية الشهر وتتمكن من إنجاز مهامك وتحقيق أهدافك بفاعلية أكبر.

 

 – إزالة المهام غير الرئيسية

من المهم إزالة الأنشطة أو المهام الزائدة وغير الرئيسية من جدول أعمالك حتى لا تسبب لك تشتيتاً عن الأمور الأساسية التي يجب أن تقوم بها.

حدد ما هو مهم وما يستحق وقتك فعلاً وأزل المهام الأخرى من قائمتك لتوفير المزيد من الوقت الذي من الممكن استثماره في أمور مفيدة. خلق عادات تخطيط جديدة

تأكد من أن تبدأ كل يوم بفكرة واضحة عما تحتاج إلى القيام به في هذا اليوم، كي تبدأ بضبط نفسك من ساعات الصباح الأولى وفقاً لما يترتب عليك تحقيقه.

حاول أن تجعل هذه عادة لديك، كذلك في نهاية كل يوم تحقق من الأهداف التي قمت فعلاً بتنفيذها ومن تلك التي لم تسنح لك الفرصة للقيام بها، واكتب قائمة مهامك لليوم التالي.

 

ما هي وسائل إدارة الوقت؟

 – الخرائط الذهنية

يفضل كثيرون استخدام الخرائط الذهنية لتقسيم المهام وتفريعها بدلاً من التخبط والعشوائية لينعموا براحة البال، فالأمر أشبه بـ “قص” المعلومات المتشابكة في ذهنك و”لصقها” في خريطة ذهنية ليتفرغ عقلك إلى إنجاز مهامك واحدة تلو الأخرى. وتوجد عدة برامج ومواقع لتصميم الخرائط الذهنية، لكن يمكنك ببساطة استخدام برنامج MS PowerPoint الشهير لذلك.

– المفكرات

يمكنك كتابة ما تشاء في مفكرتك كالأسئلة العشوائية التي تتداعى إلى ذهنك طوال الوقت، أو قائمة التسوق، أو قطع غيار السيارة، أو المهارات الوظيفية. ولا تحتاج إلى ورقة أو قلم وشطب الكلمات من حين لآخر، فيمكنك استخدام عشرات التطبيقات على هاتف المحمول، ونشرح لك تطبيق Keep من جوجل لبساطته وفعاليته، كما يمكنك ربطه بحسابك وتحديث المفكرة تلقائياً، بحيث إذا ما فقدت البيانات على هاتفك، يمكنك استعادتها بسهولة.

– التقويم

إذا كنت تحضر اجتماعات كثيرة سواء داخل القاعات أو على الإنترنت، وإذا كنت تقابل الكثير من الناس، فلا شك أنك قد ترتبك وقد تنسى أحد الاجتماعات، ما قد يضر بسمعتك أو يوقع عليك ضرراً كبيراً، وهنا تأتي أهمية التقويم الذي يرتب لك مواعيدك ويرسل إليك تنبيهاً باقترابها أو حين يحين موعدها، ونرشح لك تقويم Google Calendar لسهولته وإمكانية مزامنته على حسابك تلقائياً.

 

فوائد تنظيم الوقت

إذا كنت تمتلك القدرة على إدارة وقتك بشكل فعال فهذا يعني أنك ستحصد عدداً من الفوائد أبرزها:

– تخفيف التوتر: كلما زادت الإنتاجية بسبب الإدارة المثمرة للوقت يختفي القلق والتوتر تدريجياً من حياتنا ونشعر بالراحة بسبب قدرتنا على إنجاز مهامنا.

– المزيد من الوقت: سيصبح لديك وقتاً إضافياً للقيام بهواياتك وأنشطتك المفضلة طالما أنك تنتهي من القيام بمهامك الأساسية وفق جداول ومواعيد محددة ولا تترك الأمر عشوائياً.

– المزيد من الفرص: تؤدي إدارة الوقت بشكل جيد إلى المزيد من الفرص وتقليل الوقت الضائع في الأنشطة التافهة، إذ أن مهارات إدارة الوقت بشكل جيد والقدرة على تحديد الأولويات هي الصفات الرئيسية التي يبحث عنها أصحاب العمل.

– القدرة على تحقيق الأهداف: الأفراد الذين يمارسون إدارة الوقت الجيدة قادرون على تحقيق أهدافهم بشكل أفضل، ويفعلون ذلك في فترة زمنية أقصر.